[e-介護] 訪問介護事務の支援について

急激に進む高齢化により、介護のニーズも当然増加し続けていながら、訪問介護事業の運営は困難を極めているようです。2019年の「老人福祉・介護事業」倒産は、111件と過去最多(2017年)に並び、今なお増加の傾向です。全体の8割を小規模事業所が占めており、小規模事業所の運営の困難さが見て取れます。

小規模事業所を圧迫している要因は、人手不足と人件費高騰と、これに端を発した競争の激化でしょう。また「介護事務の効率化が進まない」ことも要因のひとつに挙げることができるのではないでしょうか?

専門職やシステムに費用を掛けにくい小規模事業所にとって「効率化」という課題は、どうしても後まわしになりやすく、後まわしにすることが原因でさらに効率が悪化する、といった悪循環を招いてしまいます。効率悪化は、すなわち目に見える「人手不足」となって事業運営を圧迫することにもなってしまいます。しかし‥

<目次>

逆転の発想も
無競争
非効率さ
逆転の発想から生まれた支援
[訪問介護事務システム] e-介護
EXCELだから安心
かんたんシフト作成
かんたんシフト編集
総合メニュー[e-portal]
個別申告
業務報告
カルテ・検索
月度利用明細
月度勤務明細
活用サポート・料金
PDF資料 e-介護 図解

逆転の発想も

人手が足りない、採用や処遇を改善しないと、事務効率を考えている場合ではない。中小事業所ならほぼ全てがこう考えているのなら、逆にチャンスでもあるはずです。理由は2つあります、1つは「効率化」分野が無競争であること、2つめは「介護事務」の非効率さが尋常ではないこと、が挙げられます。

無競争

業務現場が「効率化」を求めないから、効率化支援も進まず、現状のまま放置されるのではありません。支援すべき側が、中小の介護事務に対して、支援を怠っているから効率化は進むはずもなく、同業間で「先例」も生まれない、誰もが先例を見ることがなければ発想も浮かばず要望も出ない、といった無風の循環の中で、「無競争」に陥るのです。

非効率さ

ある程度以上の規模でないとシステム化を望む資格は無い、などといった誤解は多いですが、介護事務業務の非効率さとは、規模が小さくなるほど大きくなるものです。パソコンを導入しても、それだけで自動化できることは少なく、逆にパソコンの手作業自体が定型化し、人間にとっては苦しく感じてくるはずです。「訪問介護事務」という特殊性から「重複業務」もたくさん存在します。いつ・誰が・どこへ等の情報源である「訪問予定」(シフト)を作成しておきながら、料金計算の際は利用者毎にあらためて集計し直し、勤務時間を把握する際も一度作成したシフトを見ながら再集計しなければならない、といった「2度手間、3度手間」がとりわけ多い、という事情も「訪問介護事務」の特徴でもあります。

救済の優先度合いが高いはずの業界でありながら、有効な救済方法が無い、この現状を「尋常ではない」と感じる理由です。

逆転の発想から生まれた支援

「訪問介護事務の支援」というものは、今まで存在しなかった、と言って良いようです。というのは、2~3それらしきシステムも売り出されていたようですが、「支援」ではなく高額な「装置」であって、開発したメーカーも購入できる事業者しか興味は無いように見受けられるからです。

利用者100名未満、ヘルパー30名未満の介護事業者が大半を占める特殊な業態に対して、一般製品ラインナップと同列に、大企業へ売り込むような感覚で(ビジネスとして)システム購入を迫っても、介護事業者側は検討すらできないのは当然のことです。

よって今現在、中小事業者のための「訪問介護事務の支援」は存在しないのと同然である、と言えます。

私は個人的に、強者が万全の武装をするためのシステム化は嫌いです。支援ではなく武装である、競争に勝つ=弱者を排除することを目的にしているからです。武器の価格は、どう見ても異常に高額です、小数の強者だけを相手にしてビジネスが成り立つのですから。

尋常ではない非効率な現場を効率化するための、真の支援がぜひとも必要です。

「訪問介護事務の支援」は、ビジネスとしては存在しにくいのかも知れませんが、多くのニーズがあります。自ら気付いていない、または諦めている、そのニーズに応えることは新しい価値を生み出すことであり、e塾にとっての 義務 であると考えています。

[訪問介護事務システム] e-介護

EXCELだから安心

現状、なんとかEXCELを駆使して凌いでいる事務現場へ、「できる事だけできるシステム」を無理に導入すれば、そのシステムではカバーできなかった部分があたかもモザイク状に穴を空けるような事態になります。せっかく費用を掛けたシステム化も、これでは後始末に手間がかかるだけです。

「できればEXCELで作られたシステムが欲しい」との事務現場の声が多い理由は、このような「後始末」に泣かされることがわかっているためです。

e-介護 はエクセルベースですから、現EXCEL業務との連携も自在です。当然の事です、EXCELとEXCELなのですから、連携や加工はもちろんできて当然なのです。

かんたんシフト作成

〇時〇分 ~ 〇時〇分まで、誰が・どこへ、を一覧表にするために、手書き時代は「方眼紙」等を使っていましたが、現代ではEXCELがよく利用されているようです。マス目状の画面がシフトを表現するのには便利なのですが、行き先を入力したり、罫線で囲んだり、背景色を付けたりするにはやはり手作業によるところが多く、やはり大変な作業量となります。

e-介護 は、まずこのシフト作成を支援します。行き先入力、罫線、背景色等の手作業は必要なく、範囲を指定して→右クリック→行き先をリストから選択するだけで作表できます。

しかも、1つ1つ書き込んだシフトは履歴として別シートへ、また別ファイルへ蓄積され、後々、月度集計等の際に利用されます。

かんたんシフト編集

問い合わせや、職員毎の本日の予定を把握すため、シフト表としては「本日の予定」が事務所としてまず必要です。次に、各職員へ配布するための「職員毎の週間予定」も必要となります。「本日の予定」は1日1ページ、全職員の予定が一覧でき、「職員毎の予定」は1人1ページ、個人の週間予定が一覧できるような仕様と、「軸」が日→人 へ変わるわけです。

手書きや、EXCELの手作りシフト表では、この軸変更が簡単ではありませんが、e-介護 では、基本となる「本日の予定」上の「職員名」上をダブルクリックすれば、その職員の「週間予定表」に切替わる設計となっています。

総合メニュー[e-portal]

e-介護 は、「基本フォーム」をはじめ全6メニューで構成されており、相互にデータ連携することにより、2度手間が発生しない設計となっております。各メニューや発生するデータを、クラウドで一元管理することで、この連携を実現することができました。

またPCへの権限付与により、作成中のシフトを家の登録済みPCで完成させる、職員が家の登録済みPCで各メニューを閲覧したり必要な申告をする、等の使い方が可能となります。

また総合メニュー[e-portal]には、社内の情報共有を進める「掲示板」や「Q&A」メニュー、ペーパーレス化を実現する「申請・報告ペーパーレス」メニューが付属されていますので、さらなる効率化が実現します。

個別申告

e-介護 では各職員がシフト作成に参加することが可能です。

①「職員別シフト」をかんたん作成機能で作成、送信 → ②送信されたデータで「仮シフト」を自動作成 → ③管理者が追加・調整 → ④完成

シフト作成作業を1人が受持つ負担を軽減し、個々から送信された「仮シフト」を管理者が追加・調整することで、個々の計画をも考慮し反映したシフトが完成します。

業務報告

ペーパーレス化が叫ばれる中、一般のソフトウェアにも「業務報告メニュー」なるものは溢れるほど存在します。しかし、どれをとっても「〇月〇日 業務報告」というかたまりで保存したり、閲覧する仕様ばかりで、報告の中身の「再利用」まで考えた設計にはなっていない「文書の保管装置」でしかないようです。

例えば訪問介護の場合、ご家族から近況について問合せがあった場合、「〇月〇日 業務報告」から該当する報告を人の手で探し出さなければならないのなら、費用をかけてペーパーレス化する意味などありません。

e-介護 は「再集計」できる形式で、報告内容を細分化データ化し、蓄積し続けます。蓄積されたデータは、人別(職員・利用者)、時系列(日・時)、キーワード(文字列・記号)を指定して検索したり、別メニュー化も可能となります。

今現在使用中の報告書式は、たとえ手書きであっても事業者によって独自の工夫がなされているはずで、もし装置化によって制約を受けるなら「後退」することになってしまいます。e-介護の「業務報告メニュー」は、今現在使用中の手書き書式や、Word EXCEL等で運用されている書式をそのまま取り込んでメニュー化することが可能です。

カルテ・検索

蓄積した「業務報告」データを、カルテ形式、また検索メニューを使って有効活用できます。

カルテは、指定した利用者の近況を、担当以外の職員でも素早く確認することができます。
利用者状況検索では、全報告データを対象に、指定したキーワードが含まれる情報を検索できます。

月度利用明細

日々の訪問記録やシフト表から、利用者別「月度利用明細」を手作業で集計するのはたいへんな手間と時間を要します。また人間の作業はミスもつきもの、何とか効率化したい最も苦しい集計作業です。

e-介護 は、日々作成してきた訪問シフトの全情報を、画面上へ呼び出し、利用者毎の「利用明細」一覧表を作成できます。ここまでの作業は「年月を指定」して「呼出」ボタンを押すだけの数秒です。今までの手作業の非効率さとぜひ比較してみてください。

また訪問介護特有の「加算」や「割増し」等も、右クリック、ダブルクリック等のマウス操作で自動化されていますので、間違いなくスピーディに集計が完了します。

月度勤務明細

e-介護 で日々作成したシフトのデータは蓄積されています。

「勤務明細」メニューでは、指定した年・月の全データを画面上へ呼び出して、職員別の勤務明細を作成することができます。

「残業」や「移動時間」の追加、また「早朝勤務」や「深夜勤務」等、4つの集計時間帯を設定して、時間帯別に集計ができます。今まで慣例で済ませていたが、気になっていた法規対応もこれでクリーンに行うことができます。

月毎に作成した「月度勤務明細データ」は、保存・呼出しができ、他の給与計算ソフトとも連携も可能です。

活用サポート・料金

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PDF資料 e-介護 図解

e-介護 ご利用を社内で検討していただけるよう、PDF資料をご用意しました。
下の [DOWNLOAD] ボタンからダウンロードしていただけます。また同じ資料のプレビュー表示もしております。

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個別対応

個々の事業者様のご事情に柔軟に対応させていただきますので、まずはご連絡いただきますようお願い申し上げます。

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メール:ejuk.tsujii@gmail.com e塾 辻井 隆文