企業別専用ポータル[e-portal]
プロ業務屋会員専用

3つの目的
3 Purposes
(1)個々が能力を磨き (2)見通しの良い環境で (3)新しい価値創造 を実現させるための基盤を共有することはOWR(オフィスワーク・リノベーション)の基本思想です。
(1)ITスキルの底上げ
EXCELオンラインテストをはじめ、全社員の業務処理力を短期で底上げ。
(2)情報共有
業務の「見える化」と「標準化」を進め失敗のない最適化(AI化)へつなげる。
(3)ペーパーレス化
現行のEXCEL申請報告業務を壊さず生かした自動化・ペーパーレス化の実現。
[e-portal]メイン画面
Main screen

[e-portal]メニュー説明
Menu description
社内Form集
社内フォーマットを標準化する上でよくある失敗は、改善担当者が現行フォームを廃止して差し替える、といったスポット的改善から起こります。正しい方法は「差し替える」前に、ありのままを公開して「見える化」することです。
誰もが全体を俯瞰でき、重複や欠落、機能性の差などを吟味できる環境があってこそ「標準化」は達成できるのです。まずは現行フォームを一覧化し、社内全員がここからダウンロードできる便利さを知って、その次の段階として「改善の要求」が自然発生するはずです。
業務マニュアル
業務改革の成果物として「業務マニュアル」を求められるために改善担当者やシステム部署が作成してしまう、というスポット的改善から起こる失敗もよく見受けます。
本来は業務部署が作成・更新すべき「業務マニュアル」も、「見える化」の環境がまず必要です。業務とは「時系列」であり「線」であるにもかかわらず、「業務マニュアル」といった「点」で表すには「①業務現場自身が作成する」「②常時改定できる」「③組織全体が共有する」ことが必要であり、まして与えられるものなどではなく「育てる」べき風土です。
EXCELオンラインテスト
OWR(オフィス・ワーク・リノベーション)成功のカギは、全体のITスキル向上にあります。
EXCELに無関心、また苦手意識を持っていた層のスキルが少し上がるだけで、AI(RPA)と人間の役割り分担が形成され、効率化・自動化を進めることができます。
社内のスキルの差が大きい、ということは「標準化」には至っていない、「属人」すなわち個人の思いつきで何とか乗り切っているレベルと言えます。
「できる人」は「できない人」から依頼をされたり、カバーしたりと「人→人」の形で業務がたらい回しされますが、「できない人」を無くすことで「人→装置」という構図が一気に実現できるようになります。
Q & A
業務引継ぎ時に繰り返される同じ質問、部署間の壁によるコミュニケーションの問題、さらに事件事故発生時等に噴出する本社への大量の電話問合せなどは「Q & A メニュー」があれば解消し、一歩進んで「ナレッジ共有」としても奏効します。
一例を挙げますと「通勤途上でケガをした」場合、必ず人事担当へ電話がかかり「労災手続き」について同じ説明をすることになりますが、「ケガ」で検索して「社内Form集」から申請書をダウンロード&記入できればかなりの手間が削減できます。
申請報告ペーパーレス
各部署が作成した印刷用、メール添付で運用しているEXCEL申請報告フォーマットを刷新することが「標準化」と思い込んで失敗するケースが過去から繰り返されています。
フォーマットは業務の流れのうち、「点」にすぎない事から業務の連携に支障が出るのは当然です。e-portal「申請報告ペーパーレス」メニューは、現行のEXCEL申請報告を壊さず生かしたペーパーレス化を驚きの速さ(遅くとも半年以内)で実現します。
印刷用、またはメール添付で使っていたEXCEL申請書や報告書を、簡単な設定だけで完全ペーパーレス化できるという、たいへん優れたメニューで、社内の報告、集計作業が一気に激減します。習得のための時間は半日程度あればじゅうぶんです。
社内掲示板
EXCEL、Word、PDFなどの文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有が可能です。社内メールを使った通達は、個人から発信している個別連絡類や他の雑多なメールに紛れてしまう事、また訂正や更新があった場合にはいちいち「最新版」などとして再送付する必要がありましたが、掲示板は「常に最新情報」を掲示します。
RPA共有
ToRPA=処理前 FromRPA=処理後
個別のPC内で行われている作業を自動化する目的であっても、EXCEL業務が整理されておらず統制の無いままRPAを導入してしまうと、RPA側の負担は非常に大きなものになってしまいます。処理前、処理後データを「見える化」することによって部署間の共用が可能となり、さらに複数のPCを掛け持ちするためにRPAをクラウドに置かなくても、データをクラウドに置くことでRPAの導入コストを抑えることが可能となります。