EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]どのエクセルファイルをいつ誰が見たのか知る方法

ファイル情報を徹底管理

社内情報をUSBやメール添付で配布している段階では、「配布」完了=業務完了としか方法はありませんでした。

配布したエクセルファイルが開けられたかどうかを知る方法があれば、社内情報の徹底や、情報の品質向上、また社外秘漏洩防止等に役立つはずです。

e-portalには「誰がいつどのファイルを開いたか」を整理・提供する機能が用意されていますのでご紹介します。

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履歴

取得方法
「こんにちは」の吹き出しをクリックすると、logファイル一覧画面が出ます。他のメニューと同じようにファイル名をダブルクリックするとlogファイルが開きます。

履歴には「個別ファイル情報」と「ログイン履歴」があります。

個別情報の履歴

e-portal上で公開したファイルを「いつ誰が開いたか」をlogファイルに蓄積し、簡単な操作で確認することができます。

メニュー単位でも履歴管理ができますので、例えば「マニュアルメニュー」を誰が見ていないか等、ひと目でわかるようになります。

ログイン履歴

e-portalへのログイン記録を残し、メニューから確認することができます。

社内情報メニュー活用状況の把握と、無許可PCからのアクセスがないかのチェックとブロックも行えます。

履歴ファイル

logファイル名(例:login201911.csv)は「動作」+「年月」で構成されています。

内容は「アクセス日時」「PC」「登録者」です。

お知らせ機能

社内の全利用者に対し常に最新のお知らせが表示されます。

一般のシステムメニューでは、お知らせ欄の発信者はシステム管理者であり、装置系の内容に限定されることが多いのですが、このメニューは操作も簡単で、業務系のお知らせ周知の場として有効に活用できます。

更新日によって日付部分が3段階に塗り分けられます。

簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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