EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]エクセルペーパーレス事例>公開資料へのコメント

コメントで価値を高める

エクセル資料は多くの会社で「提出物」として扱われています。

提出物であるという事は、1人の作成者が1人の上司へ提出して業務完了、作成した資料のその先の運命は提出先である上司に任せることになってしまいます。

時には上司が出席する会議資料として活用される事もあれば、読まれることもなくファイリングされて「埋没」してしまうこともあり得ます。測り知れない無駄です。

真の「ペーパーレス化」が求めるものは、印刷代の節約などではなく社内情報を生かす所にあるのですが、この目的がわかっていないまま費用をかけてペーパーレス装置を購入し、1対1の報告形態を続けていたのでは全く意味がありません。

提出⇒公開へ

ペーパーレス化の主たる目的は「情報共有」です。

今までの1対1の「提出」という行為は、「全社公開」へ進化すると責任が大きくなります。提出時代は「提出」さえすれば責任を果たしたことになっていたが、「全社公開」となると、役立つ内容でなければ責任を果たしたことにはなりません。

この段階で公開資料の「品質」が気になり始めます。

コメント機能の効果

「コメント機能」は、公開資料の「品質」を確認するための良い方法です。

コメントする側も「送信」ボタンを押せば、自分のコメントが全社公開されるため緊張感と同時に責任も感じます。また「表示(集計)」ボタンを押せば、他のコメントを一覧できるため、本体情報と自らの理解を再認識する機会が生まれます。

表面的な「報告作業」からの脱皮、意義深い「情報共有」のスタートです。

コメント機能の動作

資料の公開

コメント機能は「電書鳩」で簡単に作れますが、資料なのでe-portalの「掲示板」へ公開したほうが適当でしょう。「電書鳩」は「申請報告ペーパーレス」以外も、どのメニュー上に配置しても送信、集計は作動します。

資料の構造

以下の例では、資料とコメントのシートを別々にしています。

「コメント」シート

「電書鳩」の標準機能だけで作成できます。

「送信」

資料を見た人個々からにコメントを集めることができます。質問に対しては、自ら【回答】を送信することも可能です。

全コメントを見る

「表示」ボタンを押すと最新のコメント(CSVファイル)が開きます。

例では「集計」ボタンの表示を「表示」に変えています。このように「電書鳩」はデータだけでなく、文章も送信できます。

全員参加のペーパーレス

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。

もし「コメント機能」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。

既存のエクセル「資産」を無意味に壊したり業務を停滞させることなく劇的にリノベーションすることができるのがe-portalです。既存のエクセルフォーマットや各種ファイルをクラウドへ置き、全社共有することこそが「業務の整理」「標準化」であり、[e-portal]は簡単な操作でこれらを実現させます。
e-portalの解説

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