セミナーのコスパ追及
「社外セミナー」とは、社内では取得できないスキルや新情報を取り込むための希少な機会ですが、内容も専門的であると同時に参加者もごく少数となります。
参加者が少数であることから、セミナーに参加したという実績づくりよりも「そこで得た果実」を社内で有効に共有する方法が少ないことは残念であり、もったいないことです。
ある企業で「外部セミナー参加報告書」をペーパーレス化したことで、単なる報告に終わらず貴重な情報を全社共有に乗せ、有効な会社資産として蓄積に成功した事例をご紹介します。
手書き報告の限界
改善前は、外部セミナーの特殊性や参加者が少数であることから、わざわざ情報をフィードバックすることは考えず、手書きの「セミナー参加報告書」提出のみで、所属長の確認の後、人事部にファイリングされて終わっていました。
人事としては「その日確かに参加した」という、勤怠上の事実確認だけで良く、参加者の部署も、報告を受けても改めて全社へ向け発信するほどの扱いまでには至りません。年度毎に部署ごとにどのようなセミナーへ何名参加させたか、といった実績だけのために予算が割り当てられて、肝心の「スキルや情報の共有」に関しては放置状態です。
ペーパーレス予想以上の効果
きっかけは報告書「集計業務」の軽減でした。
ボリュームの小さい不定期な出張を証明するためだけの「外部セミナー参加報告書」をペーパーレス化した結果、集計～ファイリング業務は当然なくなりましたが、それ以外にもタイトルに興味を持った関係者が報告内容を読み始めたのです。
過去から実に多種多様なセミナーへの参加をさせて来たコストも、何よりも貴重な技術、情報を有効に生かすことが困難であったものが、ペーパーレス化による情報公開効果、情報蓄積効果によって状況が一変しました。
セミナー参加報告書（実物）
今までのエクセル報告書に「送信」ボタンと「集計」ボタンを取り付けることで、今までの形式的な「報告書」が、全社へ向けて発信する「情報提供」へと価値を大きく変えることになったのです。
「集計」で情報取得
受講報告書は社内ネットワーク上に公開されているので、必要な時「集計」ボタンを押せば一覧表形式で最新情報を確認できます。社内から集計業務は消滅し、集計結果が欲しい人間が「集計」ボタンを押せば出るもの、と社内の常識は変わりました。
エクセルペーパーレスの強み
企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「セミナー参加報告」業務をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
社内で運用するペーパーレスに過大な投資は必要ありません。社内ペーパーレスはエクセルベースのほうが機能的にも、操作面でも、費用面でも優れています。
社内の末端情報を社内の力でペーパーレス化「見える化」できるのが[e-portal]標準装備の「電書鳩」です。
簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説
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