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文字どおり生きるマニュアル

会社創業しばらくは「業務の標準化」どころではない、個人のがんばりしか無かったはずが、大きくなると「効率」を追求するようになってくるものです。

自由にバラバラに育ったものを後追い式に「標準化」するのは実に難しい事なのですが、事例のチェーンストアでは100店舗を突破する時になって「作業改善」の導入が始まりました。商品にまつわる管理体系は今まで通り商品部が受け持ち、野放しであった店舗作業の教育管理を受け持つ「作業改善部」を立ち上げる事になりました。

人間が行う「作業」=「動作」をいきなり「マニュアル化」しようというのです。今まで想像もしなかった当事者たちは猛烈に反発を始め、「作業改善」は困難を極めました。

店舗内作業

チェーンストアにおいて、商品陳列等の「マニュアル」が定められており、教育・チェックまで行き届いている企業は少ないはずです。

チェーンストアの業務は、仕入れ権限を持っている本部バイヤーが年間計画や日々の細かい指示まで出しながら動いていますが、商品仕入れの単位でくくられること、仕入れ販売が中心であって、店舗内の作業方法にまでは口出しをしないことが普通です。

逆に言えば、後まわしにして来た店舗作業は店舗の都合や個人の熟練の範囲で行っていることになり、個々の手法は先輩から代々受け継いできたものが多く、地域、店舗、部門、人によって差があるのが当然という風潮があるものです。

チェックシートの効果

業務マニュアルの各項目が実行できたかどうかを確認し、効率化やミスの削減に効果を発揮するものが「チェックシート」の役割です。

通常の場合、マニュアル運用が「浸透」していれば、「チェックシート」は不可欠のツールなのですが、少々性急だったようです。

会社方針、と言えどもいきなりのマニュアル化、手書きチェックシートの強制だけではモチベーションも上がらず、マニュアルは浸透しないため、集合教育チェックシート実施報告など新制度徹底のために時間ばかりを費やす、という効率化とは逆走しているようにも見えます。

チェックシート実施報告

決められたとおり「チェックシート」を使っているかどうか?各チェック結果を本社が確認して、できていないため店舗、できていない内容について本社が店舗に対して「再徹底」したい、という目的で実施報告を求めることは「監視」と受け止め兼ねない行為です。

「チェックシート」とは本来なら自発的な改善活動であるはずが、チェーンストアの場合は「本社」対「多数の店舗」という関係から、店舗はやらされ感を持ってしまうのです。

「送信」できるチェックシート

それまでのチェックシートは、印刷手書き用としてエクセルで作成したものでした。

この既存エクセルシートに「送信」ボタンと「集計」ボタンを取り付けたところ、今までは店舗対本社の単なる「報告書」であったチェックシートの意義が大きく変わりました。

「集計」ボタンを押せば、本社と同じ目線で全店の状況を見渡せるのです。他店も「集計」ボタンでこちらの報告内容を見ているはず、ということが「送信」ボタンで報告する行為に対しても緊張感が生まれました。まさに「生きるマニュアル」です。

今までの本社への「報告作業」から、「全社公開」とも呼べる責任重大な情報提供です。

 

「集計」ボタンを押すと

自店が「送信」後、「集計」を押せば自店情報を含んだ全社情報を一覧することができます。常に一か所で1シートに、しかも最新情報が公開されているのです。ごまかしもなく、全社見える化のもとで作業改善が大きく前進しました。

全員参加のペーパーレス

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。

もし「作業改善」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。

既存のエクセル申請・報告書等の「資産」を無意味に壊し、業務を停滞させることなく劇的にリノベーションすることができるのがe-portalです。

リノベーション基地

既存のエクセルフォーマットや各種ファイルをクラウドへ置き、全社共有することこそが「業務の整理」「標準化」であり、[e-portal]は簡単な操作でこれらを実現させます。

e-portalの解説

簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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