EXCEL自動化

[RPA・EXCEL]RPAの前にエクセル自動集計ならすぐできる

今必要な自動集計

RPAとは人間が手作業で行っているパソコン操作を自動的に代行する装置です。

「代行」させるには、操作手順が常に一定でなければいけません。しかし実際のパソコン作業の中身は人それぞれ、1人の作業手順も毎回違うのが普通です。

パソコンの操作手順を一定に整理することを「定型化」と呼んでいますが、簡単に「定型化」できるような作業であれば、今までのシステムで吸収できていたはず、RPAなど生まれなかったはずです。人間のパソコン作業が如何に多様かを考えさせられるところです。

集計作業

人間によるパソコン作業の中でも特に「集計」作業は複雑です。メインシステムで集計しきれなかったから生データのまま渡されるものが多く、集計者は「いつか時間を作って整理したい!」と願いながら、現実は目の前の「集計」で1日を終える日々を繰り返しています。

集計作業の中には「申請書や報告書」の集計も存在します。

「生データ」の集計作業と「申請書や報告書」の集計作業は混在していることが常で、整理されることのないまま単に「集計作業」として根付いてしまうものです。

申請書・報告書

オフィス現場では「集計作業」として分類される「申請書・報告書」を配布して集計完了するまでの流れは次のようなものです。

①エクセルで「申請・報告」フォームを作る。
②該当者へメール添付で配布する。
③受け取った人は添付ファイルをいったんダウンロード、回答入力済みファイルを返信。
④集計者は返信されたメールを1通々開きながら、別の集計用エクセルへ入力。

「生データ」の集計作業は集計そのものですが、「申請書・報告書」の集計作業は、回答者の手数がかかる事、メール等を介しコピペや再入力等の重複作業がある事など、非常に非効率な作業となります。

ペーパーレス化

業務の見直しに先んじて「ペーパーレス化」を急ぐあまり、文書管理システムやワークフローシステムを導入して失敗した例をよく耳にします。

既存の申請書、報告書をあっさり廃止して事情を把握していない外部へ任せてしまうと、システム導入費用もかかるうえに、新規フォーマットの追加や変更の必要が出るたびに追加費用がかかることになります。

社内にはエクセルで作成した申請書、報告書がたくさん存在すると思いますが、今の形、今の運用方法に至るまで裏側には様々な事情があったはずで、今後も少しづつ形は変わって行くその裏側には見えない事情が隠れているはずです。

見かけの「ペーパーレス化」が失敗する理由は、裏側に絡む業務の整理を外注に任せてしまうことから起こることが多いようです。

エクセルで自動集計

もしも、今あるエクセル申請書・報告書に「送信」ボタンを取り付けて「ペーパーレス化」ができたらどうなるでしょうか?

まず報告者の負担が大幅に軽減されます。次に「集計」作業がなくなります。申請・報告者が「送信」ボタンを押すと同時に「集計ファイル」に送信内容が追加されて行き、集計担当者はいつでも最新情報を取り出すことができるのです。さらに集計結果の公開が容易になることで社内情報共有が進む、という効果も大いに期待できます。

業務はこう変わる

「申請書・報告書」を自動化した場合、配布してから集計完了するまでの流れは次のようなものです。

①エクセルフォームに「送信」「集計」ボタンを取り付ける。
②ペーパーレスメニューへ公開する。
③回答者はメニューを開いて回答入力後、「送信」。
④集計者は「集計」を押す。

回答者のダウンロードやメール添付、集計者の集計作業はすべて無くなります。

新規開発でも、また既存のエクセル申請・報告書をそのまま生かして「送信」「集計」が可能となります。開発もメンテナンスも社内で行えるため、新規開発や保守に費用は掛からず、効率化スキルが社内に蓄積され続けることになります。

e-portal

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、EXCELペーパーレスのたくさんの成功事例が全く正反対であることを証明しています。

もし「申請・報告業務」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。

社内で運用するペーパーレスに過大な投資は必要ありません。社内ペーパーレスはエクセルベースのほうが機能的にも、操作面でも、費用面でも優れています。

社内の末端情報を社内の力でペーパーレス化「見える化」できるのが[e-portal]標準装備の「電書鳩」です。

e-portal を活用して、社内にペーパーレス文化を推進させる「力」をつけ無駄な費用をかけずにリノベーションしましょう。

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