EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]エクセルに「送信」ボタンを付けてペーパーレス化した

EXCELの欲しかった機能

エクセルは優れた分析ツールであることには間違いありませんが、現実には「集計ツール」として、もうひとつの顔を持っていることは周知の事実です。

実際には集計専用と言うよりも、あらゆる雑多な集計をもこなす「汎用集計ツール」と言ったほうが適当かもしれません。手作業でも何とかできてしまうのですが、業務部署が本来業務に使う時間を犠牲にして集計に明け暮れるというのも本来の姿ではなさそうですね。

今の集計業務

エクセルを使って何とかできてしまうひとつの例「セミナー参加申請」を配布して集計完了するまでの流れを箇条書きすれば、おそらくこうでしょう。

①エクセルで「セミナー参加申請」フォームを作る。
②該当者へメール添付で配布する。
③受け取った人は添付ファイルをいったんダウンロード、回答入力済みファイルを返信。
④返信されたメールを1通々開きながら、別の集計用エクセルへ入力。

印刷用フォームを自由に作成できる、メール添付で配布できることから一見便利そうに思えますが、③の回答者の手間と、④の手作業による集計はやはり非効率で辛い作業です。

エクセル「送信」機能

エクセルで申請書を作成し、ボタンをコピペで取り付けるだけで自動集計ファイルが出来上がります。申請者はエクセルシートに入力して「送信」ボタンを押すだけ、集計者は「集計」ボタンを押すだけで集計ファイルが開きます。

「送信」機能を付けたら

「送信」「集計」ボタンを付けた場合、作業の流れはこのようになります。

①エクセルフォームに「送信」「集計」ボタンを取り付ける。
②ペーパーレスメニューへ公開する。
③回答者はメニューを開いて回答入力後、「送信」。
④集計者は「集計」を押す。

回答者の「ダウンロード」「添付メールの返信」という作業と、集計者が返信メールを開けて「手集計」といった作業は完全になくなります。

「電書鳩」とは?

「電書鳩(でんしょばと)」は10年以上業務現場で愛用されている「エクセルペーパーレス化ツール」です。

エクセルシートを新規作成するか、今お使いのエクセル申請、報告書をそのまま使って「送信」「集計」ボタンを取り付けるだけで、回答側、集計側双方にかかっていた手間が一気に消滅します。

回答後「送信」ボタンを押すだけ

回答欄へ入力したら「送信」ボタンを押すだけで完了、今までのように印刷やメール添付の必要はありません。

「集計」ボタンで最新情報がわかる

集計ボタンを押すと、最新の回答状況がCSVファイルで開きます。

エクセルペーパーレスの強み

企業内にはいち早く取得したい情報が多数存在しますが、情報源から発信される各種情報を見えるようにするためには、今までは「装置」と「ソフト」が必要でした。

しかしe-portalにより事情は大きく変わりました。

社内で運用するペーパーレスに過大な投資は必要ありません。社内ペーパーレスはエクセルベースのほうが機能的にも、操作面でも、費用面でも優れています。

社内の末端情報を社内の力でペーパーレス化「見える化」できるのが[e-portal]標準装備の「電書鳩」です。

簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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