EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]エクセルペーパーレス事例>在庫報告/集計の自動化

エクセルを使った印刷フォーマットは誰でも作れて一見便利に思えますが、実際の運用を見ると非常に手間がかかっていることがわかります。

従業員2万名、150店舗を有する大手チェーンストアで「制服棚卸し」に使用されていたエクセルフォーマットにペーパーレスツール「電書鳩」の「送信」「集計」ボタンを取り付けたら、こんな便利になった!という事例です。

チェーンストアの実態

チェーンストア本社ではスタッフがひっきりなしに「在庫報告」や「商品要望」など、多数の品目について店舗から報告を求め、回収した報告をエクセルで集計しています。

そのエクセル集計法とは

実態その1「手書き報告」

①エクセルで「印刷用棚卸し台帳」を作成して、全店舗の担当者へ社内便で送付。
②店舗は棚卸し台帳に手書きで記入し、社内便で本社担当へ提出。
③本社担当は全店から提出された台帳を見ながら、エクセル集計シートへ入力集計。
④集計結果を見て、在庫調整(店舗間移動、仕入先へ発注)実施。
⑤結果を上司へ報告。

①~⑤まで1か月を要しますが、上司は⑤の報告をもらう事だけしか認識していませんから効率の悪いエクセル作業は続きます。

実態その2「メール添付報告」

①エクセルで「入力用棚卸し台帳」を作成して、全店舗の担当者へメール添付で送付。
②店舗は台帳をつけたて用として印刷、結果をフォーマットへ入力メール添付で返送。
③本社担当者は全店から返信された添付ファイルを見ながら、集計用シートへ再入力
④集計結果を見て、在庫調整(店舗間移動、仕入先へ発注)実施。
⑤結果を上司へ報告。

「手書き報告」から「メール報告」へ進化したようにも思えますが、相変わらず①~⑤まで1か月を要します。

メールペーパーレスと呼ぶ手法

社内メール導入をきっかけに「手書き報告」から「メール報告」へ運用を変えたという企業は多いですが、実務担当者に聞くと実際は「ラクになんかなっていません」との回答。

メールを使いこなしている、というアピールと、本社が紙まみれになっていられない、という見栄が働いているらしいです。

ペーパーレス化

エクセルフォームの仕様、見た目にはいっさい手を加えず、シート右上に「送信」「集計」ボタンを取り付けた結果、本部(人事)側と店舗側共に大きな効果がありました。

ペーパーレス後の改善箇所

①エクセル「送信機能付き棚卸し台帳」を「申請報告ペーパーレス」メニューへ追加。
②店舗は台帳をつけたて後、結果を入力、「送信」。
③本社担当者は棚卸し台帳メニューを開き、「集計」ボタンを押す。
④集計結果を見て、在庫調整(店舗間移動、仕入先へ発注)実施。
⑤上司は掲示板で確認。

本部(人事)は「集計」を押すだけで2週間かかっていた集計の自動化ができました。

店舗はエクセル画面上に入力後「送信」するだけで報告できる、といった操作上の改善以上に、「集計」ボタンを押せば他店の在庫も共有できることになりました。その結果、在庫不足店舗は過剰店舗へ自ら移動依頼をすることで調達期間が短縮しました。

上司個人への報告は止め、掲示板へ公開した棚卸し結果を上司も自ら取り出す、というやり方へ変更しました。こちらのほうが関係者全員が持つ全情報を取得できることになります。

「送信・集計」機能をつけた印刷フォーム

ペーパーレスツール「電書鳩」は、既存の印刷用エクセルシートに「送信」「集計」ボタンを取り付けるだけで誰でも簡単にペーパーレス化ができます。

この事例も過去から使い回してきた「制服棚卸報告書」をそのまま活かす事ができました。システム業者へ委託すればweb化する事になり数百万かかるところ、費用ゼロで済みました。

「集計」ボタンで取り出せる集計結果

150店舗から「送信」された報告は、1つのCSVファイルにまとめられ、「集計」ボタンを押せばエクセルとして開くことができます。

申請報告ペーパーレス・メニュー

社内情報共有に高額システムは不要! → e-portal

参考記事

RPAの前にエクセルで申請報告ペーパーレス → このページを開く

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