EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]エクセルペーパーレス事例>社長報告(実物)

徹底力とは何か

従業員2万名、150店舗を持つこのチェーンストアでは、創業以来『クリンリネス(清潔)接客応対は小売業の生命線である」とすることが社風であり、これを多店舗で実践させ、サービスレベルを維持するためには「業務マニュアル」の整備が欠かせない、と考えて来ました。

業務マニュアルの各項目が実行できたかどうかを確認し、効率化やミスの削減に効果を発揮するものが「チェックシート」の役割ですが、業務マニュアルの中でも特に重要と位置付ける項目に「重点10項目・キープクリーン 評価報告」と名付けた「チェックシート」を設け、店長が率先してチェックし、毎月社長へ報告する、という方法で率先しています。

チェックシートの行方ゆくえ

それまでのチェックシート運用
・配布済みチェックシート(EXCEL)を毎月印刷
・店長によって自己評価を実施、社長室へ提出
・社長室は集計結果を月次店長会議資料に織り込む

出席者である店長個々は、他店の状況は社長室の集計を待たないと得られない事や、社長室の集計作業も店舗増に伴い負担が増して来ました。

また、業務マニュアル徹底の「お手本」である「チェックシート方式」は、各部署で行われるにまで社内へ根付いた反面、各部署へ集計作業を強いる事になってしまいます。

ペーパーレスの相乗効果

そこでこのチェックシート「重点10項目・キープクリーン 評価報告」というエクセルブックをそのまま使い、「送信」と「集計」ボタンを追加することに。

チェックシートのペーパーレス運用
・e-portal「ペーパーレスメニュー」からチェックシートを選び
・店長が自己評価を入力、「送信」で終了
・社長室の集計作業が消滅

相乗効果

社長室の集計作業が消滅した他、月に1回集計結果を待たずとも、いつでもメニューから最新情報を得られるようになりました。また一般の業務マニュアルに関わる多くのチェックシートも徐々にペーパーレス化が進み、各部署の集計作業が消滅しました。

何より大きな成果は、従来は部署毎に実施されていた業務マニュアル、チェックシートの運用がe-portalメニュー1カ所へ集約され、その実施状況もライブで全社共有できようになった点です。

社長報告(実物)

今までの印刷用エクセルに「送信」「集計」ボタンを取り付けただけです。

「集計」ボタンを押すと

「集計」ボタンで全店の自己評価が自由に取得できます。

送信順に蓄積される集計結果には「送信日時」欄に「時・分」まで記録されるため、提出日の午前中には全店完了します、競争心が成せる業でしょう。

エクセルペーパーレスの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。

もし「社長報告」業務をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。

社内で運用するペーパーレスに過大な投資は必要ありません。社内ペーパーレスはエクセルベースのほうが機能的にも、操作面でも、費用面でも優れています。

社内の印刷用エクセルフォームを社内の力でペーパーレス化できるのが[e-portal]標準装備の「電書鳩」です。

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