EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]エクセルペーパーレス事例>集計不要!売上速報

企業にとって変化への対応は、存続・発展のためには欠かせない行為です。

インターネットの発達により、社外の情報は自由に取得できる世の中になりましたが、社内が今どうなっているのか?を知る方法が確立されていない企業が意外にも多いことも事実で、時に最低限の情報「日々の売上」でさえ簡単に手に入らないもどかしさもあるようですす。

「今どうなっているのか?」を知るには、「報告・集計」のしくみが必要です。

報告・集計のしくみとは、昔ながらの「人」を通して行う方法と、社内ネットワーク等の「装置」を使用して行う方法ですが、ここではもうひとつの方法[e-portal]エクセルとクラウドを組み合わせた費用をかけない画期的な方法をご紹介します。

アナログ報告

「売上速報」を例に上げると
部門がA、B、Cの3部門、支店が3店舗しか無いとしても、「日」に1回の報告だけでも3✕3=9の情報が、週に63、月に270のデータとなります。実際にはもっと大量の情報を「人間経由」で報告集計が行われているはずです。

「人間経由」の報告は、支店毎に集約して本社へ報告、本社にも集約係を置く事になるため、支店数+1名の人員が集計の為に拘束されることになります。また人間の作業ですから「遅れ」や「ミス」も当然つきまといます。

社内ネットワーク

インターネットが全世界と情報共有するのに対して、社内情報共有を実現させるために「プライベート・ネットワーク」という方法がありますが、中小企業まで浸透するまでには発展していません。

問題はネットワーク構築の費用、セキュリティ維持、監視部署や人員の配置などのインフラ面で負担が大きい事、加えて情報共有のためのソフトウェアは当然外注で大きな費用を要する為、社内すべての要件を満たすことが困難な上、メンテナンスも外部依存とならざるを得ず、中途半端なまま現在に至っています。

クラウドの時代

クラウドのメリットは、ネットワークというインフラへ投資せずとも、用途や利用範囲、利用期間を選んで契約できる点ですが、肝心のクラウドで動くソフトウェアは依然外部任せのままで、なかなか進歩することはありません。

クラウド上でエクセルを活用する

例えば「新メニューを追加したい」といった要求は常に業務現場から発せられても、判断はシステム部署に委ねられ、仕様は外部業者に委ねられるのが現状です。理由は開発に専門知識が必要であり、費用がかかる為です。

もどかしかった情報共有の障害を覆し、業務現場自身が報告・集計メニュー開発を可能にしたものが e-portal です。エクセルベースのため、外部へ依頼することなく必要なものを必要な時に追加できます。

 

集計不要!売上速報

エクセルで作表できる人なら、誰でも新しい集計メニューを開発できる方法があります。

部門がA、B、Cの3部門、支店が3店舗、日に1回の「売上報告」を簡単に自動化できます。

作成するエクセルシート(簡単な例)
「送信」「集計」ボタンを付ける

ペーパーレス化ツール「電書鳩」に用意してある「送信」「集計」ボタンをコピペするだけで送信ができるペーパーレスメニューへ生まれ変わります。

「集計」ボタンを押すと

「集計」ボタンを押すと、常に最新の報告内容が取得できます。

エクセルペーパーレスの強み

企業内にはいち早く取得したい情報が多数存在しますが、情報源から発信される各種情報を見えるようにするためには、今までは「装置」と「ソフト」が必要でした。

しかしe-portalにより事情は大きく変わりました。

社内で運用するペーパーレスに過大な投資は必要ありません。社内ペーパーレスはエクセルベースのほうが機能的にも、操作面でも、費用面でも優れています。

社内の末端情報を社内の力でペーパーレス化「見える化」できるのが[e-portal]標準装備の「電書鳩」です。

簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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