EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]ファイル共有が「不便で危険」の本当の意味

危険=ファイル数✕人数

USBメモリの使用を禁止しようと「禁止命令」を出す企業もありますが、いたちごっこのようですね。

理由の多くは「紛失による情報漏洩」と「ウィルスの持込み」への回避策としてですが、禁止命令を出すことは簡単であっても根本対策にはなっていないようです。

なぜUSBか?

なぜUSBメモリを自腹で購入してまで使うのか?答えは「便利」だからです。隣席のスタッフへファイルを渡す、パソコンが共用だから「作業中」ファイルを持っておく、続きを家のPCでやりたい、等々の理由でしょう。

逆に考えてみれば、USBの無い社内環境を「不便」と考えているわけです。その不便な環境をたった数百円で買えるUSBメモリが補完してくれ、禁止命令を出しても徹底できないという皮肉な現状を象徴する便利グッズでもあるのです。

ファイル共有の必要性・危険性

各種分析資料など、蓄積され続ける社内情報の多くはエクセルなどのファイルにまとめられる時代です、効率良くこれらファイル情報を社内共有できる環境が必要であることは当然のことであり、企業の情報力の源とも言えます。

しかし、ファイル情報自身が個々のファイルである限り「漏洩のリスク」も持ち合わせており、作成者個人だけの努力でファイルのセキュリティを守ることは困難です。

ファイル共有環境の構築により、たとえ完全にUSBを駆逐できたとしても、情報漏洩のリスクが解決できたわけではありません。

ダウンロードのデメリット

ファイル情報のセキュリティ設定は作成者に委ねられています。パスワード設定や読み取り専用で作成するかどうか、等の判断は作成者個々が行うことになり統制は望めません。

USBやメール添付でファイル情報を配布している段階では「情報漏洩リスク」は大、と言って良いでしょう。

費用をかけて「ファイル共有」システムを導入しても、ファイルは必ず「ダウンロード」という操作がつきまといます。手間の面も問題ですが、ダウンロードしたファイルの置き場所はそれぞれのPC内であり、ダウンロード後のファイル管理は個人次第という危ない状態となります。

万一パソコンが盗難に遭えば、機器代以上に会社の機密情報も盗まれてしまうわけです。

またダウンロードしたファイルは「個人の価値判断」でPC内のフォルダへ分類され整理されることになります。ダウンロードした日付等の「時系列」であったり、提供元の「部署別」であったりと、情報の価値は受け手によって変わることにもなります。

安全な社内情報共有

社内のセキュリティを維持しながらファイル情報を効率的に共有するためにe-portal(イーポータル)で社内情報を整理しましょう。

メニューもデータも安全なクラウド上に保存され、PC内に情報は残りませんから安心してファイル情報を共有することができます。

印刷禁止

特定のファイルを「印刷禁止」に設定ができる他、例えば「掲示板」内の全情報を「印刷禁止」に設定することも可能です。

保存禁止

特定のファイルを「保存禁止」に設定ができる他、例えば「保存板」内の全情報を「保存禁止」に設定することも可能です。

ファイルエクスプローラ―やメール添付ではできなかった「保存禁止」を確実に行えますから、メニューへ公開されたファイルは絶対に外部へ持ち出すことはできません。

パスワード設定

あらかじめパスワード設定したEXCELファイル、PDFファイルをメニューへ登録すると、パスワード機能はそのまま使用できます。

e-portal は情報の安全な置き場

「e-portal」のベースはEXCELです、使い慣れたEXCELだからEXCELの共有がスムーズにできます。EXCELはもちろん、CSV、Text、Word、PDFなどのデータや文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。

また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでその場でファイルが開くため操作がシンプルです。

安全性以上に重視すべき点

掲示板の例


簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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