EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]PDFが社内ペーパーレス化に有効な理由

まずはPDF化

「自動化」「ペーパーレス化」のためには大きな費用がかかるとよく誤解されますが、これは大きな間違いです。

費用を掛けないよりも、費用をたくさん掛けたほうがより優れたシステムが手に入り、一発逆転式に環境が改善されるのだ、という迷信のような間違いです。

PDFという優れたフォーマットがありながら今一つ活用されないことも、このような迷信が影響していそうです。ここで再度PDF活用によるペーパーレス化の可能性をさぐってみましょう。

PDFのメリット

PDFとはPortable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の略語で、コンピュータで作成したドキュメント(帳票)を印刷する代わりに、「印刷」と同じ感覚で見ることができるように用意されたファイル形式です。

なぜPDFが印刷物より便利なのか、整理してみました。

①印刷・配布の手間

何と言っても「配る」事による人手がかからない事が一番に挙げられます。PDF以外のファイル形式の場合、端末によっては開くことができず印刷で凌ぐ、という個別対応をする場合がありますが、PDFの場合はスマホも含めてほぼ全ての端末で閲覧が可能です。

②検索が可能

インターネットのように「キーワード検索」が可能です。報告書やマニュアル等々、膨大な資料の中から知りたい所をピックアップする作業を印刷物で行うのは時間が掛かり過ぎます。検索に慣れた現代人には最低限必要な機能であり、多数の社員へ情報を配布する上では不可欠な機能でもあります。

この「検索機能」だけでもすぐにPDF化すべきである事を証明しています。

③セキュリティ

完成したエクセルファイルやワード文書に「保護」をかけて多数の社員へ配布しておきながら、「改ざん・転用」や「持ち出し」を心配される方がおられます。

もうそれ以上エクセル上で変更の必要が無いエクセル資料等は、エクセル形式ではなく保護をかけたPDF形式で配布すればセキュリティ上も問題が無くなります。

PDFはパスワードによる「閲覧」「印刷」「編集」「コピー」の制限が可能です。

④スピーディ

エクセルやワードなどからも簡単にPDF形式でファイル保存が可能です。

エクセルをPDFで保存する方法 → 開く

エクセルをPDF保存した場合ファイルサイズがかなり小さくなり、ダウンロード時間も短縮されます。

PDFで共有するには

メールを使った共有

エクセルで作成した帳票はメール添付で提出、配布することはごく一般的であり、メール以外に「情報の置き場」を定めている企業は少数だと思います。

メールも確かに「ファイル添付」の機能が付いていますが、これを定期帳票の公開や資料の提出配布のために使ってしまうと、メール本来の使命であるPush型情報提供の役割りを果たせなくなってしまいます。

メール添付が常態化すると

メールは基本1対1で、今必要な情報を素早く伝達するためには便利な手段です。反面古い情報は着信順に一応は蓄積されても、再度取り出しやすく整理されることなく頻繁に見直すには不向きです。

社内メールを使ったファイル配布は、個人から発信している個別連絡類や他の雑多なメールに紛れてしまう事、また訂正や更新があった場合にはいちいち「最新版」などとして再送付する必要が出てくる事もあります。

ファイル等の「蓄積型資料」は情報配布のスピードよりも、必要な時に目的の資料をひっぱり出せることのほうが優先されます。「業務マニュアル」をバラバラにメール添付で配布することを想像すればメールが不向きであることがわかるはずです。

portalの必要性

portal(ポータル)とは「玄関」です。社内情報を整理格納するメニューの入口を「情報ポータル」「社内ポータル」などと呼びます。

社内情報の整理をもインターネットと同じ道具で解決しようとしてもうまく行かなかった歴史があり、社内ポータル構想は停止したまま全く発達していません。

webブラウザを使った共有環境では「情報を公開する」にはwebページを作成するスキルが必要であったり、「ファイルを共有する」為にいちいち「ダウンロード」という手間が付きまといます。

現場のシンプルな要求に対してシンプルに答えるe-portal(イーポータル)で社内情報を整理しましょう。

「e-portal」は情報の置き場

PDF等のファイル情報は定期情報など種類が多く、年月を経ると大量の情報量となりますので、ここを如何に整理するかどうかが社内情報の風通しを左右します。

一刻も早く伝えたい「緊急連絡」や「重要な指示」が、「蓄積型」情報に埋もれてしまう、という事態を避けるためには、メールとは別に社内の「蓄積型」情報を一か所に置いて、社内の誰もが必要な情報を必要な時に自由に取り出せるようにする必要があります。

今まで各部署がその都度メール添付で配布していた情報を決められた「情報の置き場」で「共有」することで情報の整理と、メールの本来の能力を取り戻せます。

問題は一般のシステム(例えば社内掲示板システム)では大きな費用を要する、不慣れな人が使いにくい、他の情報共有システムも導入するとシステムだらけになる(システムの分散化)などです。

「e-portal」のベースはEXCELです、使い慣れたEXCELだからEXCELの共有がスムーズにできるのです。

e-portal とは

e-portal とは

掲示板メニューの効果

「e-portal」のベースはEXCELですが、PDFはもちろん、CSV、Text、Wordなどのデータや文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。

また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでその場でファイルが開くため操作がシンプルです。

会員ページ →掲示板メニューの使い方