EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]RPAの前にエクセルで申請報告ペーパーレスを

エクセルはペーパーレスが得意

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入すれば、手書きやメール添付された申請書や報告書を自動的に集計してくれる、などということはありません。

見かけの「ペーパーレス化」を最優先にするあまり、もしも既存の申請書、報告書をあっさり廃止してパッケージソフトに入れ替えたり、事情を把握していない外部へ任せてしまうと、新規フォーマットの追加や変更の必要が出るたびに追加費用がかかることになります。

社内にはエクセルで作成した申請書、報告書がたくさん存在すると思いますが、今の形、今の運用方法に至るまで裏側には様々な事情があったはずで、今後も少しづつ形は変わって行くその裏側には見えない事情が隠れているはずです。

見かけの「ペーパーレス化」が失敗する理由は、「エクセルはダメで外注システムは正解」という思い違いと、裏側の事情を無視することから起こるようです。

日常業務へ連携する「申請・報告業務」は、エクセルを利用するのがいちばん合理的と言えます。ただ「ペーパーレス」さえできれば、ですが。

プロ業務屋では、エクセルを扱うすべての人がエクセル申請書・報告書に「送信」「集計」ボタンを取り付けてペーパーレス化ができる「電書鳩」というツールを提供しております。

失敗の多い外注ペーパーレス化

社内事情とは無縁な外部業者が開発するため、社内ではメンテナンスができないブラックボックス化状態を引き起こします。新案件の度に開発費用や保守費用が発生してしまう事と、短期小規模案件まで拾いきれない、というデメリットは「完全ペーパーレス」の道を閉ざします。

エクセルでペーパーレス

もしも、今あるエクセル申請書・報告書に「送信」ボタンを取り付けて「ペーパーレス化」ができたらどうなるでしょうか?慣れ親しんだエクセル画面や、肝心の業務内容にはいっさい手を加えず「送信」「集計」ボタンだけを取り付けることができる、としたならばです。

まず報告者の負担が大幅に軽減されます。次に「集計」作業がなくなります。申請・報告者が「送信」ボタンを押すと同時に「集計ファイル」に送信内容が追加されて行き、集計担当者はいつでも最新情報を取り出すことができるのです。さらに集計結果の公開が容易になることで社内情報共有が進む、という効果も大いに期待できます。

全員が業務改善力を身に付ける

ペーパーレス化には「装置化」が絶対条件ではありません。ペーパーレス化の目的とするものは「社員のスキルアップ」によって実現可能です。装置は時間が経てば朽ちますが「スキル」は文化として伝承されます。

e塾では今まで「ペーパーレス化研修」を訪問により実施して来ましたが、プロ業務屋サイトへそのノウハウを移すことで、日本中の業務現場へお届けすることができるようになりました。

エクセルペーパーレスとは

新規シート作成や、既存のエクセル申請・報告書をそのまま生かして「送信」「集計」が可能となります。スキルは社内に蓄積共有されますから、新規開発や保守に費用は掛かりません。

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、EXCELペーパーレスのたくさんの成功事例が全く正反対であることを証明しています。

もし「申請・報告業務」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。

「電書鳩」で、社内にペーパーレス文化を推進させる「力」をつけて既存のエクセル申請・報告書を無駄な費用をかけずにリノベーションしましょう。

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