社内でもユーザー評価
エクセル資料はUSBやメール添付で配布すれば、埋没し消滅する運命にあります。
受取った人は、その都度自分のPCへ人それぞれの分類で保存しますが整理がままならず、少し時間が経てば探し出すのにも一苦労、もっと時間が経てばPCの「堆積物」と化し、中身も再確認されることなく放置されるか消去されてしまいます。
「社外秘」や「個人情報」も含まれるデリケートな情報も、全社員のPCへ保存されることはセキュリティの上でも好ましいことではありません。
「情報共有」の最大の効果は、全員がひとつの整理済みメニューから、いつでも何回でも簡単な操作で、欲しい情報を素早く取り出せることです。
また真の「ペーパーレス化」が求めるものは、印刷代の節約などではなく共有情報を生かす所にあるのですが、この目的がわかっていないまま高額な費用をかけてペーパーレス装置を購入しても意味がありません。
情報公開の意義
ペーパーレス化の主たる目的は「情報共有」です。
ペーパー時代、メール添付時代の情報送付から「情報公開」へ進化すると、情報発信者の責任は大きくなります。公開となると、役立つ内容でなければ責任を果たしたことにはなりません。
この段階で公開資料の「品質」が気になり始めます。公開した情報は読んでもらえたか？役に立っているのか？といったプラス面の心配です。
ユーザー評価機能
「いいね！」や「５つ星評価」は、公開資料の「品質」を確認するためには良い方法です。
インターネットの世界だけでなく、もっと小規模の組織でも「いいね！」や「５つ星評価」があっても良い、じょうずに使えれば情報の品質は向上するはず、表面的な「配布作業」からの脱皮、意義深い「情報共有」のスタートです。
資料の公開
「いいね！」「５つ星評価」機能はe-portal「電書鳩」の標準機能で簡単に作れますが、本体は資料なのでe-portalの「掲示板」へ公開したほうが適当でしょう。公開場所はどのメニュー上に配置しても作動します。
いいね！と５つ星
いいね！
支点等離れたPCからでも、e-portal利用者が配布された資料の「いいねボタン」を押すとカウントアップします。
５つ星評価
e-portal利用者が配布された資料の「５段階評価」を送信すると、最新の平均値を５つ星で表示します。
全員参加のペーパーレス
企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「ユーザー評価機能」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
既存のエクセル「資産」を無意味に壊したり業務を停滞させることなく劇的にリノベーションすることができるのがe-portalです。既存のエクセルフォーマットや各種ファイルをクラウドへ置き、全社共有することこそが「業務の整理」「標準化」であり、[e-portal]は簡単な操作でこれらを実現させます。
→ e-portalの解説
簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説
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