幹事さんの腕次第
忘年会、新年会の幹事ってたいへんですね。
「ペーパーレス化セミナー」を企業内で開催する際、エクセル間通信 や 情報共有 を理解してもらうには「忘年会参加申請」は非常にわかりやすい事例です。
この 送信画面 を見ただけで、やりたい事、返ってくる集計結果、配布先から来そうな質問、また「自分ならこうする」といった前向きな意見も聞くことができます。
申込みの常
忘年会成功は幹事次第です。早く人数を把握して会場を選定し、確保をしなければなりません。最近は予約するタイミングも徐々に早くなりつつあり、幹事がリスクを負って仮予約するなど会場確保には気を遣うものです。
「〇月〇日迄に幹事へ出欠をお知らせください」などと回答締切日を設けて告知しても、まず順当には答えは返って来ません、いつも締切日当日に集中してしまいます。
なかなか出欠を決められない人は一体何をしているのか調べてみると、「誰が出席するのか？」について個々に調べているようなのです。
参加者途中集計状況などは当然公開はしていないため、水面下では知りたい人が独自で参加状況を調べる、といった2度手間が発生しているようなのです。
エクセルで送信・集計
e-portal の「申請報告ペーパーレス」は、いつも使っているエクセルに「送信」「集計」ボタンを取り付けるだけで完全自動化ができます。印刷用に使っていたエクセルフォームを使って完全ペーパーレス化した事例もたくさんあります。
忘年会申し込みのペーパーレス化などは簡単にできてしまいます。
集計機能の見えない効果
エクセルペーパーレス「電書鳩」が定着してくると、総じて「集計」ボタンが付いていることに違和感がなくなりますが、ここに意外な「見えない効果」が隠されています。
今までは「誰が出席するのか？」を各自が独自調査していた、その無駄な行為が全く無くなるわけです。「集計」ボタンを押せば全体の出席状況が見えるのです。
集計シートの例
集計過程を共有する
アナログ集計では「集計過程を共有」することは困難でしょうが、自動集計の恩恵は幹事さんだけにあるのではなく、情報共有すべき人全員の為にあるのです。
e-portal(Trial)版
e-portalを使ってエクセルの送信・集計フォームが作れます。
多くの企業、組織で情報共有、自動化を推進する基盤としてe-portalメニューをお使い頂いており、その機能や改善効果を「プロ業務屋」でご紹介しております。
さらに多くの企業で活用していただくために、こちらからお申込みいただいた全員の方へ無料でe-portal(Trial)版を個人体験用としてお届けしております。
