シンプルな社内情報ポータル
portal(ポータル)とは「玄関」です。社内情報を整理格納するメニューの入口を「情報ポータル」「社内ポータル」などと呼びます。
インターネットはどんどん発達し、知りたいことは音声検索できるまでになりましたが、なぜかほんの数百名の社内の「知りたい事」の検索は音声は音声でも人間が相手、電話で問い合わせしたり仕事中の手を止めての「対人音声検索」しか方法が無いのが現状ですね。
社内情報の整理をもインターネットと同じ道具で解決しようとしてもうまく行かず、社内ポータルはまったく発達していません。
パッケージソフト等も販売されてはいますが、大量の情報を全世界数十億の人達が利用するために設計されたwebブラウザを使うことが逆に利便性を損なうように見えます。
特に「情報を公開する」にはwebページを作成するスキルが必要であったり、「ファイルを共有する」にはいちいち「ダウンロード」という手間が付きまといます。
IT技術とは身近な問題から解決を積み上げるものではないようです。
現場のシンプルな要求に対してシンプルに答えるe-portal(イーポータル)で社内情報を整理しましょう。
メール以外に伝達方法がない
エクセルで作成した帳票はメール添付で提出、配布することはごく一般的で、メール以外に「情報の置き場」を定めている企業は少数だと思います。
メールも確かに「ファイル添付」の機能が付いていますが、これを定期帳票の公開や資料の提出配布のために使ってしまうと、メール自身が本来のPush型情報提供の役割りを果たせなくなってしまいます。
メール以外の「情報の置き場」の必要性を知って導入すれば、当然費用がかかりますが、その割に使い勝手が悪く肝心の「IT疎遠派」の人達にとっては「不便になった」と感じさせてしまい、費用対効果は発揮しないという結果を招くことが多いようです。
「働き方改革」をキャッチフレーズのもと、いろんな役に立たないIT装置が社内に紛れ込んで来る恐れがありますので注意が必要です。
メール添付が常態化すると
メールは基本1対1で、「通達」等の新情報をその都度すばやく伝達するためには便利な手段です。古い情報は着信順に一応蓄積されますが、整理されることなく頻繁に見直すには不向きです。
社内メールを使った通達は、個人から発信している個別連絡類や他の雑多なメールに紛れてしまう事、また訂正や更新があった場合にはいちいち「最新版」などとして再送付する必要があります。
いっぽうエクセルファイル等の「資料」は、情報配布のスピードよりも必要な時に必要な資料をひっぱり出せることのほうが優先されます。「業務マニュアル」をバラバラにメール添付で配布することを想像すればメールが不向きであることがわかります。
情報を「Push型」「Pull型」また「通過型」「蓄積型」に分類した時、メールと資料が正反対の存在であることがわかります。
「e-portal」は情報の置き場
「Pull型」かつ「蓄積型」情報は定期情報など種類が多く、年月を経ると大量の情報量となりますので、ここを如何に整理するかどうかが社内情報の風通しを左右します。
一刻も早く伝えたい「緊急連絡」や「重要な指示」が、「Pull型」「蓄積型」情報に埋もれてしまう、という事態を避けるためには、メールとは別に社内の「Pull型」「蓄積型」情報を一か所に置いて、社内の誰もが必要な情報を必要な時に自由に取り出せるようにする必要があります。
今まで各部署がメール添付で配布していた情報を決められた「情報の置き場」で「共有」することで情報の整理と、メールの本来の能力を取り戻せます。
問題は一般のシステム(例えば社内掲示板システム)では大きな費用を要する、不慣れな人が使いにくい、他の情報共有システムも導入するとシステムだらけになる(システムの分散化)などです。
「e-portal」のベースはEXCELです、使い慣れたEXCELだからEXCELの共有がスムーズにできるのです。
掲示板メニューの効果
「e-portal」のベースはEXCELですが、EXCELはもちろん、CSV、Text、Word、PDFなどのデータや文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。
また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでその場でファイルが開くため操作がシンプルです。
会員ページ →掲示板メニューの使い方