EXCELテレワーク

[テレワーク]¥0で名刺管理システムを作ってしまおう

欲しいシステムは作ればよい

名刺管理システムのCMを見た経営者が「なるほど!営業力強化ができそうだ」と欲しくなるのはよくわかります。

テレビCMを見て欲しくなるということは名刺管理が「わかりやすい」ネタであって、特に経営者にとって「わかりやすく」作られているからでしょう。

名刺管理の機能

名刺管理専用のシステムを購入して、できるようになるのは以下3点です。

①名刺管理システムへ各自が入力する。
②入力されたデータは、クラウド等へ1つのデータベースに集約。
③名刺管理システムメニューから「検索」できるようになる。

名刺管理システムCMでは、圧倒的な価値を訴求していますが、結局求めている機能とは「個別情報を集約して共有」することに尽きます。

エクセルでできないか

個人レベルでは、名刺情報をエクセルで管理している人は居るはずですが、エクセルでできないのは「集約・共有」です。どうしても個別管理となり、管理スタイルも当然バラバラです。

エクセルのこの「個別化」「共有困難」という弱点はしばしば「属人的」などと非難される面でもありますが、これは個人が責められるいわれなど全く無く、単にEXCELの機能的側面でしかないのですが。

EXCELに「集約・共有」の機能があれば、名刺管理程度の情報共有など簡単にできてしまいそうなのですが、果たして方法は無いのでしょうか?

電書鳩の「送信」「集計」機能

「電書鳩(でんしょばと)」は10年以上業務現場で愛用されている「エクセルペーパーレス化ツール」で、クラウド化でさらに機能アップしています。

エクセルで申請書を作成し、ボタンをコピペで取り付けるだけで自動集計ファイルが出来上がります。申請者はエクセルシートに入力して「送信」ボタンを押すだけ、集計者は「集計」ボタンを押すだけで集計ファイルが開きます。

電書鳩で名刺管理を作ると

「名刺交換管理」というツール名で e-portal 内「申請報告ペーパーレスメニュー」へ公開した場合のイメージはこうなります。

EXCELシート上に名刺管理として必要な項目を入力してもらうようにする部分はいつものEXCELと全く変わりはありませんが、違う部分は「送信」「集計」ボタンが付いているところだけです。

「集計」ボタンを押すと

名刺管理として必要な項目は個別に「送信」され、同時にクラウド上へデータベース化されているので「集計」ボタンを押せば、最新の全データがパッと現れます。「もっと詳しく知りたいんだ」と言われる場合は項目数を検討追加すれば良いだけです。

検索は「フィルター」の[▼]ボタンで行います。

「氏名」でフィルターすると

一例として「氏名」で絞り込めば、今日名刺交換した相手が他部署と交流があるのか、等の情報が見えるようになります。

対象者の方が社内の誰と接触しているのか?どのような頻度で来社しているのか?また「役職」がいつ変わったか、等の情報まで整理して共有が可能となります。

結論

名刺管理のように、「集約・共有」のために無駄なシステム投資をしている事例はたくさんあります。

自覚すべきことは「集約・共有」という機能が不足しているから、システム開発側にとってはビジネスチャンスであり、無駄なシステムを増殖させる原因である、ということです。

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