EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]モバイルワークを可能にするe-portal

モバイルワークに必要な基盤

「モバイルワーク」とは、ノートPC等を使って出張先等の会社から離れた場所でもスムーズに業務が遂行できる働き方を言います。

これに対してテレワークとは、パソコンなどITを活用し、時間や場所を選ばない柔軟な働き方全体を指し、モバイルワークも含めて在宅勤務、サテライトオフィス勤務はテレワークの一形態であると言えます。

今後のビジネスを左右するモバイルワークを大きな費用をかけずに実現させる方法について解説いたします。

モバイルワーク

モバイルワーク発展の背景には、PCの小型化、携帯端末の機能向上、また通信環境の発達によって、今までは社内でしかできなかった業務が社外においてもできるようになった事があげられます。

取引先等と商談中に、今までは「社に戻って確認します」としか返答できなかった内容も、社外に居ながら社内情報にアクセスできるようになり、ライバル企業との「競争力」という面でも早急に整備しておきたい環境です。

また近年の災害発生への対応が求められる中、従業員が出社しなくても事業を継続させられるBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)整備においても、テレワーク、モバイルワークへの期待が高まっています。

モバイルワークのメリット

外勤中にパソコンなどでオフィスと情報交換をする「モバイルワーク」には次のようなメリットが挙げられます。

働く側のメリット

・外部での情報量が増え商談等を有利に進められる。
・出張時の直行直帰など時間の有効活用ができる。
・過大な資料の持ち歩きを削減できる。
・業務効率が向上、残業時間も削減できる。

企業のメリット

・災害時等に事業が継続できる(BCP対策)
・意思決定のスピードアップによるビジネスチャンス拡大
・業務効率向上と人材の有効活用
・オフィス経費や交通費などが削減できる。

e-portal

e-portalのモバイル利用

働く側にも企業側にもメリットが大きいモバイルワークに不可欠な機器・環境として、常時オフィスと繋がっているPC端末情報メニューがあります。テレワークが今一歩進んでいない、特に中小企業で取り組みにくい原因はここにあるのではないでしょうか?

全世界と共有できるインターネット、情報共有など簡単にできるはずの時代なのに、なぜか無いのが「社内情報共有」メニュー。エクセル等の資料を社内へ配布するにはいまだに、近くの人ならUSB、支店やフロアが違えばメールを使う他方法が無いのではありませんか?社内メールだけではモバイルワークはできなくなってしまいます。

「e-portal」の情報の置き場はクラウド上なので、モバイルワークに使用するパソコンを登録しておくことで、オフィス内での業務環境と全く同じように情報共有ができます。

「e-portal」なら、大きな費用もかけずに社内情報共有と同時にモバイルワーク用情報共有をも可能にできることが大きな特徴です。

e-portal とは

セキュリティ

社外で業務する機会が増える、ということは情報漏洩のリスクも増大します。

その点e-portalはパソコン内にはデータを持たず、クラウドへ置いたメニューを呼び出します。「許可された」パソコンだけがログイン可能で利用できます。

「初期登録」により登録完了したPCだけが許可PCであり、この許可は取り消すことも可能なのでモバイルワーク等の社外との共有にはセキュリティ上も安心して利用できます。

メニューの起動

e-portalを起動するには、デスクトップに作成された「e-portal_start」アイコンをダブルクリックします。

ログイン・ダイアログでID、パスワードを入力(又は確認)の後、「OK」で法人毎の専用クラウドからメニューを開きます。

e-portalの機能

「e-portal」のベースはEXCELですが、EXCELファイルはもちろん、CSV、Text、Word、PDFなどの文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。動画マニュアルの整備も効果ありそうですね。

また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでファイルが開きます。

いったんダウンロードする手間が無く、その場でファイルが開きますから次々と情報の確認が可能になり、後で見たいといった場合でもPCへ保存する無駄が省けます。e-portalは、いつでも誰もが同じメニューから素早く情報を取り出せるため、社内情報の価値を損なう事なく素早い情報共有が可能となります。

RPAとモバイルワーク

メニューには社内情報共有に必要なメニューが配置されていますが、「To RPA」「From RPA」は、社外に居ながらRPAと情報交換できるとても便利なメニューです。

To RPA

RPAへ渡すファイルの置き場所です。

モバイルワークに使用するパソコンが私物の場合、RPAがパソコン内のディレクトリへアクセスするには問題がありますが、お互いがアクセスできる共有のファイル置き場であればRPAも動きやすくなります。

From RPA

RPAが処理完了したファイルの置き場所です。

処理完了したファイルをここから取得し、RPAではできない分析や資料作成の後、「掲示板」へ公開する等の作業が社外にいながら可能となります。

RPAもフル稼働

このように決められた定型情報が決められた場所にある、ということは情報加工、公開に関する業務の「標準化」ができている、という事でもありRPAにとっても能力を発揮しやすい環境である、と言えます。さらに「標準化」はモバイルワークをも可能にし、働き方を変えるための大きなポイントでもあります。

簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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