ロボットへの一種のサービス
人間が「辛い」と感じるコピペ作業、とりわけ毎回毎回同じファイルを呼び出してこちらのファイルへ貼り付けるというロボット作業は特に辛いですね。
実はコピペ作業が「辛い」のはロボットも同じです。さすがに感情が無いので「辛い」とは感じなくともロボットにとっては「時間短縮」できるのに‥もったいない作業です。
RPAはパソコン上で行う様々な操作をあらかじめ記録しておき、自動実行することでパソコン作業の自動化を図る装置です。
このような自動実行機能はエクセルにもマクロ機能が標準装備されていますが、エクセル「マクロの自動記録」の実行範囲がエクセル操作に限られる反面、RPAのロボット動作はPC上のあらゆる動作、すなわちエクセル以外も含まれている点が大きな相違点です。
エクセル内の操作はできる限り「マクロの自動記録」を利用し、マクロではできないWebブラウザ等エクセル以外のデータとのやりとり部分はRPAで、と役割り分担ができると、お互い持っている自動実行機能を最大限生かすことができます。
毎日手作業で更新している「売上速報グラフ」をRPAに任せるとすれば、他ファイルを呼び出す、コピペする、保存する、部分はエクセル側で準備したほうが効率的です。
他ファイルを呼び出す、コピペする、保存する、までをエクセルの自動記録マクロでどのように操作すれば良いのかについて詳しく解説いたします。
売上速報グラフの例
速報グラフファイルの構造
sheet1が公開用シートで
①の部分にデータが埋まるとグラフが表示されるように、あらかじめ作っておきます。VLOOKUP関数等を使って、dataシートから必要なデータを検索すると良いでしょう。
VLOOKUP関数の使い方 → EXCEL屋記事
dataシートは、データを貼り付けるための空シートです。
ダウンロードデータから毎回グラフを作る方がおられますが、データを張替えるほうが圧倒的にスピードアップします。
データファイル
「RPA」フォルダの中に、毎日更新される売上げ速報データがあるとします。
「RPA」フォルダはRPA側、エクセル側どちらもがアクセス可能なら万全です。
[e-portal]はこれを可能にします。
売上げ速報データが別システムからダウンロードできる場合は、ダウンロード作業をRPAに任せると良いでしょう。
そのようなシステムが無い場合は、[e-portal]「申請・報告ペーパーレス」のしくみと連携させると自動化が可能です。
自動記録マクロの操作
エクセル上で行う操作をRPAに任せるのではなく、あらかじめエクセル側で自動化しておけば、RPAは自動化済みエクセルのボタンを次々と押すことで大幅な時間節約ができ、他の業務にも時間を振り向けることができます。
「記録」ボタンを押してから・・・「記録終了」ボタンを押すまでの間に行った操作を記録してくれる、録音機能と同じような機能をマクロの自動記録と呼んでいます。特別な知識などいっさい必要ありません！「記録」ボタンと「記録終了」ボタンを押すだけです。
①「表示」タブ「マクロ」「マクロの記録」、「マクロ名」は指定しなければ自動で付きますので「OK」で記録開始。
②一連の手操作をやってみせます。エクセル上で行った操作はすべて「マクロ」として記録されます。
③「記録終了」
自動記録の操作内容
今回記録したい操作は
①「売上速報.csv」を開く
②セル全体をコピー
③元のエクセルに戻って「dataシート」へ貼り付ける。
④エクセルを保存
エクセルマクロの解説記事（EXCEL屋）→ マクロはこんなに簡単です！
自動化業務の置き場
RPA側、エクセル側どちらもがアクセス可能な「データの置き場」があれば、1台のインストール型RPAを社内で縦断的に使い回す事ができます。
一定の処理前フォーマットをクラウドへ置き、決められた作業手順で処理したフォーマットをクラウドへ置く、という動作こそが「業務の整理、標準化」であり、[e-portal]は簡単な操作でこれらを実現させます。→ e-portalの解説
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