RPAとEXCEL

[RPA・EXCEL]RPAとは?業務側が知っておきたいポイント

ロボットは忠実な部下

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)を略したIT略語であり、パソコン上で行う様々な操作をあらかじめ記録しておき、自動実行することでパソコン作業の自動化を図る装置です。

生産現場においてはすでに「産業用ロボット」が人間の代行をはじめており、ホワイトカラー職場においても、いよいよRPAロボットが人間の代行をする時代が到来したようです。

今までのIT機器と性質の違うロボットとはどのように関わればよいのでしょうか?

RPAとAI

RPAはAIの一種なのか?という疑問に対して、
まず明確にしておきたいことは「RPAは人工知能だから」と言うような過度の期待感に対する一定の線引きが必要です。

RPAが「ロボットのようにPC作業過程を自動化」するのに対し、AIは「大量のデータから分析結果を導き出す」「より良い選択肢を取る」等のレベルの差があります。

つまりRPAが「既存作業代行」、AIは「判断業務」とも言え、混同を避けたいところです。

RPAとAIの違いを理解した上で、人間業務の一部をロボットへ預ける試みの第一歩とできれば大変意義深い改革に繋がることでしょう。

RPAのメリット

RPAはロボットと言っても、産業用ロボットのように形として見えるものではなく、パソコンの中から人間に代わってパソコンを操作してくれる「見えないロボット」です。

対象のパソコンを操作することによって処理できる作業であれば、あらゆる作業の手順をRPAへ事前に教育しておくことで、教わった手順をミスなく黙々と実行するのがRPAの機能です。

人間はくり返し作業が苦手、長時間続ければ「辛い」「能率が落ちる」「ミスが起きやすい」のですが、RPAは24時間365日休みなし、同じペースで、教えられた通りミスなくやり遂げることを特徴としています。

くり返し作業から脱却するチャンスであり、単純作業から解放された人間がIT時代はじめて真のホワイトカラー業務に就く事が可能となります。

RPAの種類

RPAには、サーバー型、クラウド型、インストール型の3種類が存在し、それぞれ特徴を持っています。

サーバー型は社内(プライベートクラウド等)へ専用サーバーを置いて全社プロジェクトの下、大規模な自動化を行うためのもので、導入費用やシナリオ開発費用、メンテナンス費用が高額となります。シナリオ開発には専門知識が必要で外注することになる等、個別業務の改善には向いていません。

クラウド型は社内複数の端末からアクセスができるため一見便利そうに思えますが、複数ユーザーが利用する上でのルール、統制が取れていなければ、利用者間トラブルや属人化などのリスクを抱えている一方で、導入が容易なためにユーザー教育が行き届かず「使わずじまい」に終わることも在り得ます。

インストール型は、専用PCに直接インストールして使用する為、セキュリティ面での安全性が高く、導入費用・メンテナンス費用も安価であるところが大きなメリットです。しかし低価格であることから、業務部署の要望で対症療法的な「配布型導入」に結び付くこともありますので注意が必要です。

定型作業

RPAは人間の代わりにパソコン作業はしますが、人間の代わりに考えることはしません。教えられたとおり作業はできますが、教えられていない事は一切やりません。RPAは「今あるシステムを教えられたとおり動かす装置」なのです。

ここで業務の「定型化」の必要性が見えてくるはず。

今まで低効率の見本とされてきた定型作業ですが、逆に今人間によって処理されている「非定型作業」をRPAに教育できる程度にまで「定型化」ができれば自動化は可能である、ということです。

EXCELマクロ

エクセルにも「自動実行」機能が標準装備されていますがRPAと役割分担することで、自動化も効率的に運用することができます。

「マクロ」と呼ばれるエクセルの自動化機能にはプログラミングの知識が必要無い「マクロの自動記録」の段階と、プログラム記述スキルが必要な「Visual Basic」の2段階が存在します。

自動記録式マクロは「記録」ボタンを押してから「記録終了」ボタンを押すまでの間に行った操作を記録し、記録したマクロはいつでも「実行」できる機能であり、特別な知識は一切必要ありません。

RPAとの違いは、自動記録式マクロがエクセル操作に限定されるのに比べ、RPAの自動化範囲はエクセル以外の例えばWEBブラウザ等も含むPC上の全操作である点です。

もちろんほとんどのRPAでエクセルのファイルを開いたりコピペなども操作はできますが、マクロの自動記録を使ってエクセル側で自動化が可能なら、RPAとマクロの役割分担は自動化を効率良く進めるきっかけになるはずです。

エクセルマクロの解説記事(EXCEL屋)→ マクロはこんなに簡単です!

標準化

RPAまたエクセル・マクロを使ってパソコン作業を自動化できることが解りましたが、いずれにしても「定型作業」だけが自動化の対象となることも解りました。

手書き作業や、パソコン上ではあるが毎回プロセスがちがう作業は「非定型作業」であり、これらを「定型化」することで自動化が実現します。

個人レベルから、全社で行っているパソコン作業全体を「定型化」するためにはまず「非定型作業」を「見える化」しなければいけません。その上で「定型化」することこそが業務の整理であり、「標準化」を経て「自動化」に繋がるのです。

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