EXCELペーパーレス

[RPA・EXCEL]RPAもテレワークも混乱無く最短最安で開始

テレワークに必要な基盤

最近、「テレワーク」という言葉をよく聞きませんか?
テレワークとは、パソコンなどITを活用し、時間や場所を選ばない柔軟な働き方を指します。

会社にとっては、働き方改革の実践や人手不足への対策、また災害や感染症のリスク回避、働く側にとっては、子育てや介護と仕事の両立など、メリットはたくさんあります。

しかし、今のところ「テレワーク」という言葉自体の認知度は3割程度と低く、体験者も1割未満と、なかなか順調には進んでいないようです。

テレワーク

テレワークには「自宅でのテレワーク」の他にも、会社が小規模オフィスを用意する「サテライトオフィス」、外勤中にパソコンなどでオフィスと情報交換をする「モバイルワーク」などが存在し、総称して「テレワーク」と呼んでいます。

働く側のメリット

・育児や介護、病気の治療をしながら働くことができる。
・通勤時間の削減や通勤のストレス回避ができる。
・通勤困難な障害者や高齢者の就業機会が拡大する。
・人間関係のストレスを回避、業務効率が向上する。

企業のメリット

・災害時等に事業が継続できる(BCP対策)
・柔軟な働き方により、優秀な人材を確保できる。
・ワークライフバランスを図り、企業の社会的責任(CSR)を果たせる。
・オフィスにかける光熱費等の経費や通勤手当などが削減できる。

e-portal

働く側にも企業側にもメリットが大きい「テレワーク」に不可欠な機器・環境として、常時オフィスと繋がっているPC端末と情報交換する手段(メニュー)があります。テレワークが今一歩進んでいない原因はここにあるのではないでしょうか?

全世界と共有できるインターネット、数人ならスマホで共有できる時代なのに、なぜか無いのが「社内情報共有」メニュー。エクセル等の資料を社内へ配布するにはいまだに、近くの人ならUSB、支店やフロアが違えばメールを使う他方法が無いのではありませんか?社内メールが社内専用なら情報共有はできなくなってしまいます。

「e-portal」の情報の置き場はクラウド上なので、テレワークに使用するパソコンを「登録」しておくことで、オフィス内と全く同じように情報共有ができます。

「e-portal」なら、大きな費用もかけずに社内情報共有と同時にテレワーク用情報共有をも可能にできることが大きな特徴です。

e-portal とは

e-portal

自宅のPCで使用するには

e-portalは「許可された」パソコンだけで利用できます。

「初期登録」により登録完了したPCだけが許可PCであり、この許可は取り消すことも可能なのでテレワーク等の社外との共有にはセキュリティ上も安心して利用できます。

メニューの起動

e-portalを起動するには、デスクトップに作成された「e-portal_start」アイコンをダブルクリックします。

ログイン・ダイアログでID、パスワードを入力(又は確認)の後、「OK」で法人毎の専用クラウドからメニューを開きます。

e-portalの機能

「e-portal」のベースはEXCELですが、EXCELファイルはもちろん、CSV、Text、Word、PDFなどの文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。動画マニュアルの整備も効果ありそうですね。

また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでファイルが開きます。

いったんダウンロードする手間が無く、その場でファイルが開きますから次々と情報の確認が可能になり、後で見たいといった場合でもPCへ保存する無駄が省けます。e-portalは、いつでも誰もが同じメニューから素早く情報を取り出せるため、社内情報の価値を損なう事なく素早い情報共有が可能となります。

RPAとテレワーク

メニューには社内情報共有に必要なメニューが配置されていますが、「To RPA」「From RPA」は、社外に居ながらRPAと情報交換できるとても便利なメニューです。

To RPA

RPAへ渡すファイルの置き場所です。

テレワークに使用するパソコンが私物の場合、RPAがパソコン内のディレクトリへアクセスするには問題がありますが、お互いがアクセスできる共有のファイル置き場であればRPAも動きやすくなります。

From RPA

RPAが処理完了したファイルの置き場所です。

処理完了したファイルをここから取得し、RPAではできない分析や資料作成の後、「掲示板」へ公開する等の作業が社外にいながら可能となります。

RPAフル稼働

このように決められた定型情報が決められた場所にある、ということは情報加工、公開に関する業務の「標準化」ができている、という事でもありRPAにとっても能力を発揮しやすい環境である、と言えます。

さらに「標準化」はテレワークをも可能にし、働き方を変えるための大きなポイントでもあります。

簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説

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