なぜ無い？社内情報メニュー
全世界と共有できるインターネット、数人ならスマホで共有できる時代なのに、なぜか無いのが「社内情報共有」メニュー。
エクセル等の資料を社内へ配布するにはいまだに、近くの人ならUSB、支店やフロアが違えばメールを使う他方法が無いのではありませんか？
無い理由は、システム開発側にとって「ビジネスにならない」からです。作るとすればインターネットの技術がベースになるため、高額で使いにくいものになってしまうようです。
e-portal
エクセル資料などファイル情報は「蓄積型」情報である、と言えます。「蓄積型」情報は定期情報など種類が多く、年月を経ると大量の情報量となりますが、必要な時に素早く取り出せないと意味をなしません、これを如何に整理するかどうかが社内情報の風通し、会社の情報力を左右します。
一刻も早く伝えたい緊急連絡や重要な会社指示が「蓄積型」情報に埋もれてしまう、という事態を避けるためには、メールとは別に社内の「蓄積型」情報を一か所に置いて、社内の誰もが必要な情報を必要な時に自由に取り出せるようにする必要があります。
今まで各部署がメール添付で配布していた情報を決められた「情報の置き場」で「共有」することで情報の整理と、メールの本来の力を発揮することができます。
問題は大きな費用を掛けてまで本格システムを構築する他に方法は無いのか？という点ですが、「e-portal」のベースはEXCELであり、使い慣れたEXCELだから情報共有専用のスキルを身に付けることも必要なく、大きな費用もかけずに社内情報共有をスムーズにできることが大きな特徴です。
e-portalの動き
起動する
e-portalを起動するには、デスクトップに作成された「e-portal_start」アイコンをダブルクリックします。
ログイン・ダイアログでID、パスワードを入力（又は確認）の後、「OK」で法人毎の専用クラウドからメニューを開きます。
メニューには社内情報共有に必要なメニューが配置されていますが、「掲示板」を例に動き方を説明いたします。
e-portal掲示板
「e-portal」のベースはEXCELですが、EXCELファイルはもちろん、CSV、Text、Word、PDFなどの文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。動画マニュアルの整備も効果ありそうですね。
また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでファイルが開きます。
いったんダウンロードする手間が無く、その場でファイルが開きますから次々と情報の確認が可能になり、後で見たいといった場合でもPCへ保存する無駄が省けます。
メール添付とのちがい
メール添付の場合、添付ファイルをPCへダウンロードしますが、ダウンロードしたファイルは利用者の感覚で分類、フォルダを作成して整理することになります。
「発信部署別」や「月別」等、情報の分類体系は人それぞれ、抹消や訂正が生じた場合もこまめに対応する人、また放置する人と、配布済み情報の整理は統制が利ません。個々の尺度で「再整理」することで、再整理の時間ロスや、各情報の価値が変わってしまうといったデメリットをはらんでいます。
e-portalという共通メニューは、いつでも誰もが同じメニューから素早く情報を取り出せるため、社内情報の価値を損なう事なく共有が可能となります。
RPAがフル稼働できる
決められた定型情報が決められた場所にある、ということは情報加工、公開の「標準化」ができている、という事でもありRPAにとっても能力を発揮しやすい環境である、と言えます。
簡単な操作でペーパーレスを実現させます。→ e-portalの解説
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